É a pergunta que mais aparece antes da emissão: preciso do e-CPF ou do e-CNPJ? A confusão é justa, porque os dois se chamam “certificado digital” e são vendidos no mesmo lugar. Mas eles representam pessoas diferentes.
A regra que resolve 90% dos casos
O e-CPF é você. O e-CNPJ é a empresa.
Se o ato que você precisa praticar é da pessoa física (assinar um contrato como você mesmo, acessar o e-CAC no seu CPF, entrar no Gov.br com nível mais alto, atuar como profissional em conselho de classe), o certificado é o e-CPF.
Se o ato é da empresa (emitir nota fiscal, transmitir obrigação da pessoa jurídica, acessar o e-CAC do CNPJ, assinar em nome da empresa, mexer no eSocial ou no FGTS Digital), o certificado é o e-CNPJ.
Onde a dúvida costuma nascer
Três situações que a gente vê toda semana:
- “Sou MEI, preciso de qual?” Depende do que você vai fazer. Muita coisa do MEI resolve com o acesso Gov.br, e aí não precisa comprar nada. Se você emite nota para prefeitura que exige certificado, ou o seu contador precisa transmitir algo em nome do CNPJ, entra o e-CNPJ.
- “Meu contador pediu certificado, mas não disse qual.” Peça para ele confirmar em qual portal ele vai entrar. É a pergunta que evita comprar o certificado errado.
- “Tenho duas empresas.” Cada CNPJ tem o seu e-CNPJ. Não existe um certificado que valha para dois CNPJs.
Quem pode representar a empresa
O e-CNPJ é emitido vinculado a um responsável legal, normalmente quem consta no quadro societário ou quem tem procuração para isso. Isso importa por dois motivos práticos: a documentação da validação vai olhar esse vínculo, e a pessoa vinculada é quem responde pelo uso.
Se o responsável mudar (venda de participação, saída de sócio, troca de administrador), o certificado não se transfere. É emissão nova com o novo responsável.
Preciso dos dois?
Às vezes sim, e não é venda casada. Um caso comum: o sócio precisa do e-CNPJ para os atos da empresa e do e-CPF porque exerce profissão regulamentada e assina documento como pessoa física. Outro caso: procurador que acessa portais em nome de vários clientes usa o próprio e-CPF com procuração eletrônica, em vez de pedir o e-CNPJ de cada um.
Fora dessas situações, comprar os dois “para garantir” costuma ser dinheiro parado.
O que a emissão exige, nos dois casos
- Validação de identidade, presencial ou por videoconferência, com conferência de documentos por um agente de registro.
- Documentos da pessoa e, no caso do e-CNPJ, também os documentos da empresa que comprovem quem representa o CNPJ.
- Escolha do formato, A1 (arquivo) ou A3 (token ou cartão). Essa é outra decisão, e ela vale para os dois tipos.
Um cuidado que economiza retrabalho
Antes de emitir, confirme o nome exato que vai constar e os dados cadastrais na Receita. Divergência de cadastro é o motivo mais frequente de emissão travada na validação, e resolver depois custa mais tempo do que conferir antes.
Se ainda estiver em dúvida, pergunte antes de comprar
Me diga o que você precisa fazer (emitir nota, entrar em um portal, assinar um documento) e eu digo qual certificado resolve. Aqui você fala com um contador registrado, não com um atendimento de internet que só vende.