O certificado digital não avisa que está vencendo, e não se renova sozinho. No dia seguinte ao vencimento ele simplesmente para de funcionar, e o problema raramente aparece num momento tranquilo: aparece na hora de emitir uma nota, de assinar uma obrigação ou de entrar num portal com prazo correndo.
O que exatamente para de funcionar
Esta é a parte que costuma surpreender, porque o certificado vencido não trava uma coisa, trava várias de uma vez:
- Acesso ao e-CAC e aos portais da Receita que exigem certificado.
- Emissão de nota fiscal eletrônica em quem assina com certificado da empresa.
- Entrega de obrigação acessória: SPED, DCTFWeb, eSocial, EFD-Reinf.
- Conectividade Social e rotinas de folha que dependem dela.
- Assinatura de documento e contrato com validade jurídica.
Ou seja: uma coisa só vence, mas a operação inteira sente. E é por isso que a data de vencimento merece o mesmo respeito que um prazo fiscal.
Quando começar a se mexer
A recomendação que a gente dá no balcão é olhar o vencimento com algumas semanas de antecedência, e não na semana em que ele cai. Dois motivos práticos:
- A agenda de validação aperta em fim de mês e nos períodos de entrega de obrigação. Justamente quando mais gente descobre que o certificado venceu.
- Se algum dado da empresa mudou, o processo deixa de ser simples e passa a exigir documentação nova. Descobrir isso com folga é muito diferente de descobrir no dia.
Uma dica boba que funciona: no dia em que você emite, já coloca no calendário um aviso para onze meses depois, se for A1. O A1 vale um ano, então o lembrete cai com um mês de sobra.
Renovar e emitir de novo não são a mesma coisa
Existe uma diferença que muda o seu trabalho:
- Com o certificado ainda válido, parte dos casos permite um processo mais curto, feito com o próprio certificado em mãos, sem repetir a validação de identidade presencial.
- Depois de vencido, não existe renovação: é emissão nova, com validação de identidade do zero, presencial ou por videoconferência.
É o argumento mais forte para não deixar passar da data. Deixar vencer não é só perder alguns dias de acesso, é voltar para o início do processo.
Onde as pessoas mais se enrolam
- A1 no computador que foi formatado. O A1 é um arquivo, e sem backup ele vai embora com a formatação. Não existe recuperar depois. O detalhe de como cada formato se comporta está em A1 ou A3: qual faz sentido para você.
- Token bloqueado por erro de senha. A mídia do A3 tem limite de tentativas, e depois de bloquear não tem como destravar: o certificado se perde junto.
- Mudou o quadro societário, o endereço ou a razão social. Nesse caso o certificado atual não representa mais a empresa como ela está, e o caminho é emissão nova.
- Renovar o certificado errado. Tem quem renove o e-CPF achando que resolveu o e-CNPJ da empresa. São documentos distintos, com usos distintos, como explicamos em e-CPF ou e-CNPJ.
O que ter em mãos antes de agendar
- Qual certificado está vencendo e a data exata do vencimento.
- Se é e-CPF ou e-CNPJ, e se é A1 ou A3.
- Se algum dado mudou desde a última emissão.
- Qual sistema usa o certificado, porque isso define o formato que vale a pena manter.
Com essas quatro respostas a conversa fica curta e o agendamento sai na hora.
Não sabe quando o seu vence?
Dá para conferir a data no próprio certificado instalado, e se você não achar, a gente ajuda a localizar. Melhor perguntar hoje do que descobrir no dia da entrega. Se preferir, veja também como funciona o atendimento em certificado digital em Uberlândia.